تخطيط الفعاليات هو عملية تنظيم وإدارة الفعاليات بشكل شامل. يشمل هذا التخطيط تحديد الهدف من الفعالية، وتحديد الميزانية المتاحة، واختيار الموقع المناسب، وتحديد التوقيت المثالي، وتحديد الجدول الزمني والأنشطة، وتنسيق اللوجستيات والتجهيزات اللازمة، والتسويق وجذب الحضور، وإدارة التسجيلات، وتنظيم البرامج والجلسات، وتوفير الخدمات اللوجستية مثل الطعام والشراب والمواصلات، وإدارة الفرق والمتحدثين.